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Art. 1
Definizioni
- Ai fini del presente regolamento:
- per “Organismo di mediazione”, o semplicemente “Organismo”, si intende l’Ente del sistema camerale, iscritto nell’apposito Registro istituito presso il Ministero della Giustizia presso il quale può svolgersi il procedimento di mediazione e di conciliazione, ai sensi della normativa vigente;
- per “Responsabile dell’Organismo” si intende la persona fisica cui sono attribuiti, con atto interno dell’ente camerale, i compiti e le prerogative riservate a tale soggetto dalla normativa vigente;
- per “Segreteria” si intende la struttura di supporto, comunque denominata, che curala gestione delle procedure di mediazione; a capo della Segreteria vi è il Responsabile dell’Organismo.
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Art. 2
Ambito di applicazione
- L’Organismo di mediazione offre la possibilità di giungere alla composizione delle controversie civili e commerciali, vertenti su diritti disponibili, tra due o più soggetti, comprese le liti tra imprese e tra imprese e consumatori, tramite l’assistenza di un mediatore indipendente, imparziale e neutrale.
- Il presente regolamento, completo degli allegati che ne costituiscono parte integrante, si applica salvo quanto previsto dalla legge.
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Art. 3
La Segreteria
- La Segreteria amministra e assicura l’operatività dell’Organismo di mediazione.
- Gli addetti alla Segreteria sovrintendono all’organizzazione dei procedimenti in ogni fase e forniscono le informazioni necessarie a chiarire lo svolgimento degli stessi così come, se richiesto, il contenuto del regolamento.
- Il lavoro degli addetti è improntato al principio di imparzialità e riservatezza; essi non svolgono attività di consulenza giuridica né entrano nel merito delle controversie.
- La Segreteria crea un apposito fascicolo, anche digitale, per ogni procedimento di mediazione e assicura adeguate modalità di conservazione e di riservatezza di tutti gli atti del procedimento ivi contenuti.
- La Segreteria dichiara concluso il procedimento dandone notizia alle parti:
- qualora le stesse dichiarino o dimostrino di non avere interesse a proseguire il procedimento medesimo;
- salva diversa concorde volontà delle parti, espressamente manifestata o per patti concludenti, qualora siano decorsi sei mesi dal deposito della domanda o sei mesi dalla scadenza fissata dal giudice per il deposito dell’istanza, nel caso di ricorso alla procedura su invito del giudice.
- Fuori dai casi in cui l’esperimento del procedimento di mediazione costituisce condizione di procedibilità della domanda giudiziale ai sensi della normativa vigente, la Segreteria dichiara concluso il procedimento dandone notizia alla parte istante ove l'incontro non abbia luogo per rifiuto della parte invitata ad aderire alla mediazione e la parte istante abbia espressamente richiesto, per iscritto, una semplice attestazione della Segreteria di conclusione del procedimento per mancata adesione della parte invitata.
- Su richiesta di parte la Segreteria attesta altresì per iscritto:
- l’avvenuto deposito della domanda;
- l’avvenuta chiusura del procedimento.
- L’Organismo potrà avvalersi, anche per lo svolgimento di singole procedure, delle strutture, del personale e dei mediatori di altri Organismi, iscritti nell’apposito Registro istituito presso il Ministero della Giustizia, con i quali siano conclusi specifici accordi.
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Art. 4
Il mediatore
1. Il mediatore non decide la controversia, ma assiste le parti nella ricerca di un accordo amichevole per la composizione della stessa.
- L’elenco dei mediatori è consultabile sul sito dell’Organismo di mediazione.
3. Il mediatore è individuato dal Responsabile dell’Organismo tra i nominativi inseriti negli appositi elenchi ministeriali formati nel rispetto della normativa vigente.
- Le parti possono individuare congiuntamente il mediatore tra i nominativi inseriti negli elenchi.
5. Quando le parti non individuano congiuntamente il mediatore o il Responsabile dell’Organismo, motivatamente, non può dare seguito alla concorde indicazione delle parti, il mediatore è nominato tra quelli inseriti nella lista, tenendo in considerazione il principio di rotazione, la specifica competenza professionale desunta dalla tipologia di laurea posseduta, l’esperienza professionale, l’eventuale preferenza espressa dalle parti e la disponibilità del mediatore. Il Responsabile, prima di applicare il criterio della turnazione, può offrire alle parti la possibilità di effettuare una scelta congiunta su una rosa di nominativi individuati sulla base dell'applicazione dei criteri precedenti.
6. Il mediatore non deve trovarsi in alcuna delle situazioni di incompatibilità previste da specifiche norme di legge, dal codice etico di cui all’Allegato A) e, quando pertinente, dai codici deontologici di appartenenza del mediatore.
7. Prima dell’inizio di ciascun procedimento di mediazione e comunque prima dell’incontro con le parti, il mediatore sottoscrive un’apposita dichiarazione di imparzialità, indipendenza e neutralità ed aderisce al codice etico (Allegato B).
8. Ciascuna parte può richiedere al Responsabile dell’Organismo la sostituzione del mediatore in base a giustificati e documentati motivi che ne compromettano l’imparzialità e l’indipendenza e che arrechino un pregiudizio al buon andamento del procedimento.
9. In caso di sopravvenuta impossibilità del mediatore di svolgere il suo incarico, Il Responsabile dell’Organismo procederà senza indugio alla sua sostituzione.
10. Nel caso in cui le funzioni di mediatore siano svolte dal Responsabile dell’Organismo, sull’istanza di sostituzione provvede il soggetto gerarchicamente e funzionalmente sovraordinato al Responsabile.
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Art. 5
Avvio del procedimento
- Il procedimento prende avvio attraverso il deposito, presso la Segreteria, di una domanda completa, utilizzando preferibilmente gli appositi moduli predisposti dalla Segreteria e disponibili on-line sul sito internet dell’Organismo di mediazione.
2. Nella domanda devono essere indicati:
- il nome dell’Organismo di mediazione, le generalità ed i recapiti delle parti e/o delle persone che assisteranno le parti nel procedimento e, se nominati, degli eventuali avvocati e/o consulenti;
- la natura della controversia;
- se si tratta di una controversia per cui l’esperimento della mediazione è condizione di procedibilità della domanda giudiziale, ovvero di un’ipotesi di mediazione volontaria;
- l’oggetto della controversia;
- le ragioni della pretesa;
- il valore della controversia;
- l’eventuale volontà di svolgere la mediazione in modalità telematica ai sensi dell’art.8 bis del decreto legislativo n. 28/2010;
- la richiesta di svolgere uno o più incontri da remoto.
3. Il deposito della domanda costituisce accettazione del Regolamento di mediazione dell’Organismo e delle indennità di mediazione pubblicati sul sito della Camera di Commercio al momento della domanda.
4. La Segreteria procede all’istruttoria della domanda presentata.
Qualora la domanda si presenti incompleta rispetto agli elementi sopraindicati oppure la parte istante non provveda al versamento delle indennità di primo incontro, la Segreteria sospende la domanda e invita la parte richiedente a provvedere al suo perfezionamento entro il termine di 7 giorni dal ricevimento della comunicazione, decorsi inutilmente i quali non si darà corso alla procedura. Le parti possono depositare domande congiunte o contestuali. La domanda può essere depositata anche nei confronti di più parti.
- La Segreteria fissa la data del primo incontro tra le parti non prima di 20 giorni e non oltre 40 giorni dal deposito della domanda, salvo diverso accordo tra le parti o motivate esigenze organizzative. La Segreteria comunica alle parti interessate la domanda di mediazione indicando la data, l’orario del primo incontro, le modalità di svolgimento dello stesso e il nominativo del mediatore con mezzo idoneo ad assicurarne la ricezione. Ove questa debba essere realizzata con forme di notifica diverse dalla raccomandata A.R. e dalla PEC, la Segreteria metterà a disposizione della parte interessata la documentazione da trasmettere alle altre parti.
- Ai fini interruttivi di prescrizione e decadenza ai sensi dell’art.8 c.2 Dlgs 28/2010 è facoltà della parte istante comunicare all’altra parte la domanda di mediazione già presentata all’Organismo di mediazione.
- Le parti confermano chi sarà presente al primo incontro non meno di 7 giorni prima della data fissata, salvo diverso termine indicato dalla Segreteria nella comunicazione alle parti.
- Qualora venga a mancare l’apposita abilitazione dell’Organismo successivamente al deposito della domanda, la Segreteria ne informa le parti e fornisce alle stesse l’elenco degli Organismi abilitati presso cui potrà svolgersi il procedimento.
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Art. 6
L’incontro in mediazione
- L’incontro si svolge presso una delle sedi dell’Organismo o, eventualmente, presso un altro luogo concordato tra le parti, il mediatore e il Responsabile dell’Organismo. Ciascuna parte può sempre chiedere di partecipare all’incontro da remoto.
- Le parti partecipano agli incontri personalmente ad eccezione dei casi in cui abbiano giustificati motivi che ne impediscano la partecipazione personale. In tal caso, tramite apposita delega scritta, le possono farsi sostituire da un proprio rappresentante a conoscenza dei fatti e munito dei necessari poteri.
- Alle persone giuridiche è richiesto di partecipare agli incontri di mediazione tramite un rappresentante a conoscenza dei fatti e fornito dei necessari poteri per definire la controversia.
- Quando la legge espressamente lo prevede, le parti devono essere assistite da un avvocato; in ogni caso è consentito farsi assistere da un avvocato o da un consulente di fiducia. In entrambi i casi le spese sono ad esclusivo carico delle parti.
- Il mediatore conduce l’incontro senza formalità di procedura, potendo sentire le parti sia congiuntamente che separatamente. Non sono consentite comunicazioni riservate delle parti al solo mediatore eccettuate quelle effettuate in occasioni delle sessioni separate. Tali sessioni separate possono avvenire anche da remoto, e ogni parte deve essere informata del fatto che queste si svolgano.
- Per il primo incontro è assicurata la disponibilità temporale del mediatore e dell’Organismo per almeno due ore, eventualmente prorogabili nel corso della giornata su richiesta delle parti e nel rispetto delle esigenze organizzative dell’Organismo.
- Il Responsabile dell’Organismo di mediazione può nominare anche un mediatore ausiliario o comediatore, senza ulteriori oneri a carico delle parti.
- Le parti possono concordare che il mediatore sia assistito da un consulente tecnico iscritto negli albi dei consulenti presso i tribunali. In tal caso la Segreteria dell’Organismo può, se richiesto, supportare le parti nella ricerca del candidato più idoneo, fatti salvi i principi di non ingerenza nella procedura. L’incarico professionale viene affidato dalle parti direttamente al consulente tecnico. Salvo diverso accordo tra le parti, il compenso per la consulenza è sostenuto in egual misura dalle parti che si impegnano a provvedere direttamente al saldo di quanto dovuto. Salvo diverso accordo tra le parti e l’esperto, l’importo del compenso è stabilito sulla base del tariffario stabilito per i consulenti tecnici del Tribunale. Le parti possono di comune accordo convenire che la relazione del consulente tecnico venga prodotta nell’eventuale giudizio.
- Le parti possono altresì convenire sulla necessità di individuare un interprete o altro esperto che supporti nella gestione della mediazione. Il compenso di tali figure dovrà preventivamente essere sottoposto alle parti che dovranno accettarlo. Salvo diverso accordo, il compenso sarà a carico di tutte le parti.
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Art. 7
Verbale conclusivo di mediazione
- Il verbale di accordo e il verbale di mancato accordo sono documenti sottoscritti dal mediatore, dalle parti e dagli avvocati, ove presenti, secondo quanto previsto dalla legge.
- Nel verbale il mediatore dà atto:
- dell’esito dell’incontro;
- della eventuale mancata sottoscrizione di una o di tutte le parti;
- della mancata partecipazione di una delle parti al procedimento di mediazione.
- Quando tutte le parti lo richiedono, il mediatore, formula una proposta di accordo. Il mediatore non formula alcuna proposta nel caso in cui almeno una parte vi si opponga espressamente. La proposta di conciliazione è comunicata alle parti per iscritto, tramite la Segreteria. Le parti fanno pervenire alla Segreteria, per iscritto ed entro sette giorni o nel maggior termine indicato dal mediatore, l'accettazione o il rifiuto della proposta. In mancanza di risposta nel termine, la proposta si dà per rifiutata. Salvo diverso accordo delle parti, la proposta non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento.
In caso di mancata adesione o partecipazione alla procedura di mediazione di una delle parti, il mediatore non può formulare la proposta.
- In ogni caso, il verbale sarà consegnato alle parti solo a seguito del versamento all’Organismo dell’intero importo di ogni spesa dovuta.
Tutti gli oneri e obblighi derivanti dall’accordo raggiunto restano a carico delle parti, ivi compresa la registrazione dello stesso.
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Art. 8
Riservatezza
- Il procedimento di mediazione è riservato e tutto quanto viene dichiarato nel corso degli incontri non può essere registrato o verbalizzato. In particolare, il verbale non deve riportare le motivazioni per cui le parti intendono o non intendono proseguire l’incontro di mediazione.
- Rispetto alle dichiarazioni rese ed alle informazioni acquisite nel corso di eventuali sessioni separate e salvo il consenso della parte da cui le dichiarazioni e le informazioni stesse provengano, il mediatore e coloro che siano eventualmente presenti sono tenuti alla riservatezza nei riguardi di tutti gli altri soggetti. Parimenti il mediatore, le parti e tutti coloro che intervengono agli incontri non possono divulgare a terzi i fatti e le informazioni apprese nel corso del procedimento di mediazione. A tal fine i soggetti, diversi dalle parti e dagli addetti della Segreteria, presenti all’incontro di mediazione, dovranno sottoscrivere apposita dichiarazione.
- Le parti non possono utilizzare, nel corso di un eventuale successivo giudizio, arbitrato o procedimento contenzioso promossi dalle stesse parti in relazione al medesimo oggetto, anche parziale, iniziato, riassunto o proseguito dopo l’insuccesso della mediazione, le dichiarazioni e le informazioni apprese durante il procedimento di mediazione, salvo il caso in cui vi sia consenso della parte da cui provengono le informazioni e le dichiarazioni. Le parti non possono chiamare il mediatore, gli addetti della Segreteria e chiunque altro abbia preso parte al procedimento a testimoniare in giudizio o deferire il giuramento decisorio sui fatti e sulle circostanze di cui sono venuti a conoscenza in relazione al procedimento di mediazione.
- L’Organismo di mediazione tratta i dati di cui agli articoli 9 e 10 del regolamento (UE) 2016/679 forniti dalle parti nell'ambito dell'attività di mediazione e i dati forniti dai soggetti interessati nell'ambito delle procedure e delle attività previste dai capi II, III, VI e di cui agli articoli 43, 44 e 45, nel rispetto e in conformità al predetto regolamento e del decreto legislativo n. 196 del 2003 e con l'adozione di ogni misura tecnica e organizzativa idonea alla tutela dei dati personali trattati, assicurando altresì la sicurezza dei medesimi per tutte le fasi del trattamento, incluse la conservazione, la trasmissione e la comunicazione ai soggetti legittimati.
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Art. 9
Adempimenti e responsabilità delle parti
1. Sono di esclusiva responsabilità delle parti:
- la proponibilità della domanda, con riferimento alla materia e alle ragioni della richiesta;
- la qualificazione della natura della controversia;
- la forma e il contenuto dell’atto con cui la parte, se necessario, conferisce delega al proprio rappresentante di cui all’art. 6 del presente regolamento;
- l’indicazione del valore della controversia e l’individuazione della competenza territoriale;
- la dichiarazione, che la parte rilascia contestualmente al deposito della domanda di mediazione, di non aver avviato presso altri Organismi la medesima procedura;
- l’individuazione dei soggetti nei confronti dei quali la domanda viene presentata;
- l’indicazione dei recapiti dei soggetti a cui inviare le comunicazioni;
- l’individuazione dei soggetti che devono partecipare alla mediazione, con particolare riguardo al litisconsorzio necessario, in caso di controversie in cui le parti intendono esercitare l’azione giudiziale nelle materie per le quali la mediazione è prevista come condizione di procedibilità;
2. L’Organismo non può essere comunque ritenuto responsabile di eventuali esclusioni, preclusioni, decadenze o prescrizioni, non riconducibili al comportamento non diligente dell’organismo stesso, conseguenti a:
- mancata o ritardata effettuazione delle comunicazioni rispetto agli adempimenti non riconducibili alla responsabilità dell’Organismo;
- imprecisa, inesatta o mancata individuazione dell'oggetto della domanda e del diritto tutelato ad opera dell'istante.
Nelle ipotesi individuate nelle precedenti lettere a) e b), le parti interessate sono le uniche responsabili.
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Art. 10
Indennità e spese di mediazione
- Per il primo incontro le parti sono tenute a versare all'Organismo di mediazione un importo a titolo di indennità, oltre alle spese vive.
- L'indennità comprende le spese di avvio del procedimento di mediazione e le spese di mediazione.
- La Segreteria potrà chiedere il pagamento delle spese vive, diverse dalle spese di avvio, costituite dagli esborsi documentati effettuati dall'Organismo per la convocazione delle parti, per la sottoscrizione digitale dei verbali e degli accordi quando la parte è priva di propria firma digitale.
- Quando il procedimento è archiviato, la Segreteria può richiedere le spese vive per il rilascio delle copie dei documenti conservati dall’Organismo di mediazione.
- La parte istante deve indicare nella domanda di mediazione il valore in conformità ai criteri previsti dagli artt.10 -15 C.p.c. Quando tale indicazione non è possibile la domanda indica le ragioni che ne rendono indeterminabile il valore.
- L'atto di adesione che introduce un'ulteriore domanda ne indica il valore secondo i medesimi criteri sopraindicati.
- Quando la domanda o l'atto di adesione non contengono le indicazioni del valore, o le parti non concordano sul suo valore, o sono stati applicati in modo errato i criteri di legge, il valore della lite è determinato dal Responsabile dell’Organismo, con atto comunicato alle parti.
- Il valore della lite può essere nuovamente determinato dal Responsabile dell'Organismo, su indicazione delle parti o su segnalazione del mediatore, quando sopravvengono nuovi elementi di valutazione o nuovi fatti allegati dalle parti nel corso del procedimento.
- Il valore dell'accordo di conciliazione è determinato, quando necessario, secondo i criteri sopra esposti.
- Quando l'accordo definisce questioni ulteriori rispetto a quelle considerate per la determinazione del valore del procedimento, il Responsabile dell'Organismo determina il valore del procedimento dandone comunicazione alle parti ai fini della corresponsione delle ulteriori spese.
- Le spese sono dovute e versate da ciascuna delle parti, rispettivamente, alla presentazione della domanda di mediazione e al momento dell'adesione.
- Quando il primo incontro si conclude con la conciliazione e quando la procedura di mediazione prosegue con incontri successivi al primo, sono dovute e versate da ciascuna delle parti le ulteriori spese di mediazione indicate nel tariffario (Allegato C).
- Le parti sono solidalmente obbligate a corrispondere all'Organismo le ulteriori spese di mediazione in caso di accordo o di prosecuzione del procedimento con incontri successivi al primo. Ai fini della individuazione dei soggetti tenuti al pagamento delle spese di mediazione, quando più soggetti rappresentano un unico centro di interessi, il Responsabile dell'Organismo li considera come una parte unica.
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Art. 11
Accesso agli atti
- Ogni parte ha diritto di accesso agli atti del procedimento, ad eccezione di quelli relativi alle sessioni separate, cui ha accesso la sola parte depositante.
- Il diritto di accesso agli atti depositati nelle sessioni comuni può essere esercitato da tutte le parti tramite comunicazione da trasmettere alla Segreteria. Con le stesse modalità ciascuna parte può accedere agli atti depositati nella propria sessione separata.
- Gli atti vengono custoditi dall’Organismo in apposito fascicolo, anche virtuale, registrato e numerato, per un periodo di tre anni dalla conclusione della procedura.
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Allegati
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A) Codice Etico
B) Accettazione e dichiarazione di indipendenza e di imparzialità del mediatore
C) Indennità e spese di mediazione
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REGOLAMENTO SERVIZIO DI CONCILIAZIONE