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Regolamento del Servizio di conciliazione

Approvato con delibera del Consiglio Camerale, 21 dicembre 2015, n.16; entrato in vigore il 7 gennaio 2016

Regolamento del Servizio di conciliazione

 
 
1) DEFINIZIONI
Ai fini del presente Regolamento:
  • per “Organismo di mediazione”, o semplicemente “Organismo”, si intende l’Ente del sistema camerale, iscritto nell’apposito registro istituito presso il Ministero della Giustizia, deputato a gestire il procedimento di mediazione ai sensi della normativa vigente;
  • per “Responsabile dell’Organismo” si intende la persona fisica cui sono attribuiti, con atto interno dell’ ente camerale, i compiti e le prerogative riservate a tale soggetto dalla normativa vigente, o la persona individuata quale sostituto del Responsabile;
  • per “Segreteria” si intende la struttura di supporto, comunque denominata, che cura la gestione delle procedure di mediazione; a capo della Segreteria vi è il Responsabile dell’Organismo.
 
 
2) AMBITO DI APPLICAZIONE
  • Il Servizio di mediazione consente di giungere alla composizione delle controversie civili e commerciali, vertenti su diritti disponibili, tra due o più soggetti, sia privati che pubblici, tramite l’assistenza di un mediatore indipendente, imparziale e neutrale.
  • La mediazione può svolgersi anche secondo le modalità telematiche di cui all’ allegato B).
  • Il presente regolamento, completo degli allegati che ne costituiscono parte integrante, si applica alle procedure di mediazione gestite dall’Organismo, salvo quanto previsto dalla legge.
 
3) LA SEGRETERIA E IL RESPONSABILE DELL'ORGANISMO
  • La Segreteria amministra il servizio di mediazione. Coloro che operano presso la Segreteria devono essere imparziali, non entrare nel merito della controversia e non svolgere attività di consulenza.
  • La Segreteria tiene un apposito fascicolo per ogni procedimento di mediazione e assicura adeguate modalità di conservazione e condizioni di riservatezza di tutti gli atti del procedimento ivi contenuti. I documenti depositati si intendono a disposizione di tutte le parti, salvo le limitazioni di cui all’art. 9.
La Segreteria inoltre:
a) verifica l’avvenuto pagamento delle spese di avvio e delle spese di mediazione;
b) cura le comunicazioni con le parti;
c) su richiesta di parte la Segreteria attesta altresì per iscritto l’avvenuto deposito della domanda e l’avvenuta chiusura del procedimento.
Il Responsabile sovraintende alle attività dell’Organismo. Inoltre:
a) dichiara conclusa la procedura dandone notizia alle parti con un’attestazione ove vi sia il rifiuto espresso della parte invitata ad aderire alla mediazione, e la parte istante non abbia richiesto, per iscritto, lo svolgimento del primo incontro e la redazione del verbale di mancata partecipazione. La presente disposizione non si applica quando l’esperimento della procedura di mediazione costituisce condizione di procedibilità ai sensi dell’art. 5 comma 1 bis e 2 D.lgs. 28/2010.
b) dichiara conclusa la procedura dandone notizia alle parti in qualunque momento le stesse dichiarino di non avere interesse a proseguirla.
c) in tutti i casi in cui la volontà delle parti non risulti da dichiarazione espressa, ma emergano elementi tali da desumere che le medesime non abbiano più interesse a coltivare la procedura, il Responsabile informa le parti della volontà di dichiararne la conclusione, assegnando loro un congruo termine entro il quale far pervenire la loro diversa, concorde e motivata volontà. Il Responsabile dichiarerà conclusa la procedura se entro il termine indicato le stesse non comunicheranno tale volontà o se la motivazione non venga ritenuta congrua.
d) può dichiarare conclusa la procedura qualora siano decorsi tre mesi dal deposito della domanda.
 
4) IL MEDIATORE
1. Il mediatore non esercita funzioni decisorie, ma chiarisce alle parti la funzione e le modalità di svolgimento della mediazione, aiutandole nella composizione della controversia, tramite la ricerca di un accordo soddisfacente.
2. Il mediatore è individuato dal Responsabile dell’Organismo tra i nominativi inseriti negli appositi elenchi, nel rispetto della normativa vigente e del Disciplinare allegato al presente regolamento.
3. La designazione avviene secondo criteri di specifica competenza, desunta anche dalla tipologia di laurea conseguita, turnazione, disponibilità e esperienza in mediazione, tenendo conto dell’oggetto e delle parti della controversia, in maniera da assicurare l’imparzialità e l’idoneità al corretto e sollecito espletamento dell’incarico (allegato E al presente regolamento).
4. Le parti possono individuare congiuntamente il mediatore tra i nominativi inseriti negli elenchi.
5. Sulla base degli accordi di cui all’art. 7, il mediatore, qualora se ne ravvisi l’opportunità, può essere individuato dal Responsabile dell’Organismo, con decisione motivata, anche negli elenchi di altri Organismi di mediazione.
6. Il mediatore non deve trovarsi in alcuna delle situazioni di incompatibilità previste da specifiche norme di legge e dal codice etico di cui all’allegato A), che va considerato parte integrante del presente Regolamento.
7. Prima dell’inizio di ciascuna procedura di mediazione e comunque prima dell’incontro con le parti, il mediatore sottoscrive un’apposita dichiarazione di imparzialità, indipendenza e neutralità.
8. Ove si renda necessario e secondo quanto previsto dalla legge, il Responsabile dell’Organismo può individuare un co-mediatore che aiuti il mediatore nell’esercizio della sua funzione, senza ulteriore spesa a carico delle parti.
9. Ciascuna parte può richiedere al Responsabile dell’Organismo in base a giustificati motivi, la sostituzione del mediatore. Nel caso in cui le funzioni di mediatore siano svolte dal Responsabile dell’Organismo, sull’istanza di sostituzione provvede il soggetto gerarchicamente sovraordinato al Responsabile.
 
5) FASCICOLO DEL MEDIATORE
1. Presso il Servizio di conciliazione delle Camera di Commercio di Firenze deve essere conservato, per ciascun mediatore, un fascicolo contenente il curriculum dettagliato del professionista, gli attestati relativi ai corsi frequentati dallo stesso, le specializzazioni eventualmente possedute, sia relativamente alla competenza professionale che alle tecniche di mediazione e comunicazione.
 
6) AVVIO DELLA PROCEDURA DI MEDIAZIONE
1. La procedura di mediazione può essere attivata su istanza di parte nei seguenti casi:
a) per volontà della parte;
b) sulla base di apposita clausola contrattuale;
c) quando l’esperimento della procedura di mediazione è disposta dal Giudice;
d) quando si intende esercitare in giudizio azione relativa ad una controversia avente ad oggetto una delle materie previste dall’art. 5, comma 1 bis, D.lgs. 28/2010;
2. La procedura si attiva attraverso il deposito presso la Segreteria di una domanda completa, utilizzando gli appositi moduli cartacei o disponibili on-line sul sito internet dell’Organismo di mediazione. La procedura può essere inoltre attivata in modalità telematica utilizzando la piattaforma www.conciliacamera.it.
3. Nella domanda devono essere indicati:
a) il nome dell’organismo di mediazione;
b) le generalità ed i recapiti delle parti e, se richiesto dalla legge o comunque nominati, degli eventuali difensori tecnici e/o consulenti;
c) la materia del contendere;
d) l’oggetto della controversia;
e) le ragioni della pretesa;
f) il valore della controversia sulla base dei criteri indicati nel Codice di Procedura Civile.
4. Alla domanda devono essere allegati:
a) copia dei documenti d’identità della parte e del sottoscrittore, se diverso;
b) la ricevuta dell’avvenuto pagamento delle spese di avvio, salvo specifiche esenzioni.
5. La Segreteria procede all’istruttoria della domanda presentata. Qualora la domanda si presenti incompleta rispetto agli elementi sopraindicati oppure la parte istante non provveda al versamento delle spese di avvio, il Responsabile dell’Organismo tiene in sospeso la domanda e invita la parte richiedente a provvedere al suo perfezionamento entro il termine di 7 giorni dal ricevimento della comunicazione, decorsi inutilmente i quali non si darà corso alla procedura.
6. Le parti possono depositare domande congiunte o contestuali. La domanda può essere depositata anche nei confronti di più parti.
7. Il Responsabile dell’Organismo fissa la data del primo incontro tra le parti entro 30 giorni dal deposito della domanda, salvo motivate esigenze organizzative.
8. La procedura di mediazione si svolge presso la sede dell’Organismo. In casi particolari gli incontri possono tenersi presso un’altra sede solo se concordata tra le parti, il mediatore e il Responsabile dell’Organismo.
9. La Segreteria comunica alle parti la data del primo incontro con mezzo idoneo a dimostrarne l’avvenuta ricezione. La parte invitata, 7 giorni prima dell’incontro, comunica l’eventuale adesione alla procedura.
10. Qualora venga a mancare l’apposita abilitazione dell’Organismo successivamente al deposito della domanda, la Segreteria ne informa le parti e fornisce alle stesse l’elenco degli Organismi di mediazione abilitati presso cui potrà svolgersi il procedimento.
 
7) PROCEDURA DI MEDIAZIONE E PRIMO INCONTRO
1. Le parti partecipano agli incontri personalmente; possono comunque farsi assistere da un difensore tecnico o da un consulente di fiducia. In casi particolari, tramite apposita delega scritta, possono farsi sostituire da un proprio rappresentante informato dei fatti e munito dei necessari poteri; in tal caso vale quanto disposto dall’art.1392 del Codice Civile. Quando la legge lo prevede, le parti devono farsi assistere da un avvocato.
2. L’incontro può essere rinviato solo per eccezionali e comprovati motivi, con il consenso di tutte le parti, previa verifica della disponibilità dell’Organismo.
3. Il primo incontro con il mediatore si svolge con l’obiettivo di chiarire alle parti la funzione e le modalità di svolgimento della mediazione e invitare le stesse ed i loro avvocati, se presenti, ad esprimersi sulla possibilità di iniziare la procedura di mediazione. Detto incontro si conclude con la redazione di apposito verbale. Nel caso in cui le parti decidano di non iniziare, la procedura di mediazione si conclude con un verbale di mancato accordo sulla prosecuzione della stessa. In detto verbale si dà atto unicamente delle presenze, dell’esito della riunione e della volontà delle parti circa la prosecuzione della mediazione.
4. Il mediatore conduce l’incontro senza formalità di procedura, sentendo le parti congiuntamente e/o separatamente. Il mediatore, d’intesa con le parti, può fissare eventuali incontri successivi al primo.
5. L’Organismo può avvalersi, anche per lo svolgimento di singole procedure, delle strutture, del personale, dei mediatori di altri Organismi, iscritti nell’apposito Registro istituito presso il Ministero della Giustizia, con i quali siano stati conclusi specifici accordi, il testo dei quali è pubblicato sull’apposita pagina internet dell’Organismo.
6. Su richiesta del mediatore il Responsabile dell’Organismo individua un consulente tecnico seguendo le indicazioni fornite dallo stesso mediatore, con l’accordo di tutte le parti e l’impegno delle stesse a sostenerne gli eventuali oneri in eguale misura, salva diversa concorde ripartizione della spesa. Il compenso del consulente tecnico sarà determinato sulla base del Tariffario stabilito per i consulenti tecnici del Tribunale e al pagamento dello stesso provvederanno direttamente le parti.
 
8) ESITO DELLA PROCEDURA DI MEDIAZIONE
1. Il verbale di accordo ed il verbale di mancato accordo sono documenti sottoscritti, dal mediatore, dalle parti ed eventualmente dai loro avvocati, secondo quanto previsto dalla legge. L’eventuale accordo, allegato al verbale, non deve essere sottoscritto dal mediatore. Nel verbale il mediatore dà atto dell’esito dell’incontro ed eventualmente dell’impossibilità di una parte di sottoscriverlo o della mancata partecipazione di una delle parti al procedimento di mediazione.
2. Quando l’accordo non è raggiunto, il mediatore può formulare una proposta di conciliazione, previo consenso di tutte le parti. In ogni caso, il mediatore formula una proposta di conciliazione se le parti gliene fanno concorde richiesta in qualunque momento del procedimento. Prima della formulazione della proposta, il mediatore informa le parti delle possibili conseguenze di cui all'articolo 13 del D.lgs n.28/2010, nonché dell’aumento delle spese di mediazione. La proposta di conciliazione è comunicata alle parti per iscritto, tramite la Segreteria. Le parti fanno pervenire alla Segreteria, per iscritto ed entro sette giorni, l'accettazione o il rifiuto della proposta. In mancanza di risposta nel termine, la proposta si ha per rifiutata. Salvo diverso accordo delle parti, la proposta non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento. In caso di mancata adesione o partecipazione alla procedura di mediazione di una delle parti, il mediatore non può formulare la proposta.
3. Il verbale di accordo sarà consegnato alle parti dopo il versamento al Servizio di conciliazione dell’intero importo delle indennità di mediazione.
4. Tutti gli oneri e obblighi derivanti dall’accordo raggiunto restano a carico delle parti.
5. Al termine del procedimento di mediazione la Segreteria consegna alle parti la scheda di valutazione di cui all’allegato C)
 
9) RISERVATEZZA E DIRITTO DI ACCESSO
1. Il procedimento di mediazione è riservato e tutto quanto viene dichiarato nel corso dell’incontro, comprese eventuali motivazioni attinenti il merito della controversia, non può essere registrato o verbalizzato.
2. Rispetto alle dichiarazioni rese ed alle informazioni acquisite nel corso di eventuali sessioni separate e salvo il consenso della parte da cui le dichiarazioni e le informazioni stesse provengano, il mediatore e coloro che siano eventualmente presenti sono tenuti alla riservatezza nei riguardi di tutti gli altri soggetti. Parimenti, il mediatore, le parti e tutti coloro che intervengono all’incontro non possono divulgare a terzi i fatti e le informazioni apprese nel corso del procedimento di mediazione. A tal fine, i soggetti, diversi dalle parti, dal mediatore e dalla Segreteria presenti all’incontro di mediazione, dovranno sottoscrivere apposita dichiarazione.
3. Le parti non possono utilizzare, nel corso di un eventuale successivo giudizio, arbitrato o procedimento contenzioso promossi dalle stesse parti in relazione al medesimo oggetto, anche parziale, iniziato, riassunto o proseguito dopo l’insuccesso della mediazione, le dichiarazioni e le informazioni apprese durante il procedimento di mediazione, salvo il caso in cui vi sia consenso della parte da cui provengono le informazioni e le dichiarazioni. Le parti non possono chiamare il mediatore, gli addetti della Segreteria e chiunque altro abbia preso parte al procedimento a testimoniare in giudizio o deferire il giuramento decisorio sui fatti e sulle circostanze di cui sono venuti a conoscenza in relazione al procedimento di mediazione.
4. Ogni parte ha diritto di accesso agli atti del procedimento, ad eccezione di quelli relativi alle sessioni separate, cui ha accesso la sola parte depositante.
 
10) TIROCINIO ASSISTITO
La gestione dei tirocini assistiti avviene secondo i criteri specificati nell’allegato F).
 
11) ADEMPIMENTI E RESPONSABILITA' DELLE PARTI
1. Sono di esclusiva responsabilità delle parti:
a) la proponibilità della domanda, con riferimento alla materia ed alle ragioni della richiesta;
b) la qualificazione della natura della controversia;
c) la forma e il contenuto dell’atto con cui la parte conferisce delega al proprio rappresentante di cui all’art. 7 del presente Regolamento;
d) l’indicazione del valore della controversia e l’individuazione della competenza territoriale;
e) l’individuazione dei soggetti nei confronti dei quali la domanda viene presentata;
f) la dichiarazione, che la parte rilascia contestualmente al deposito della domanda di mediazione, di non avere avviato presso altri Organismi la medesima procedura. .
2. L’Organismo non può essere comunque ritenuto responsabile di eventuali decadenze o prescrizioni, conseguenti a:
a) mancata o ritardata effettuazione delle comunicazioni rispetto agli adempimenti non riconducibili alla responsabilità dell’Organismo;
b) imprecisa, inesatta o mancata individuazione dell'oggetto della domanda e del diritto tutelato ad opera dell'istante.
3. In entrambi i casi uniche responsabili sono le parti interessate. Ai fini interruttivi dei termini di decadenza o di prescrizione, è fatta salva la possibilità per la parte istante di effettuare a propria cura la comunicazione del deposito della domanda di mediazione, anche senza l'indicazione della data dell'incontro di mediazione.
 
Contatti: 

Conciliazione / Mediazione

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Piazza dei Giudici, 3 - 50122 Firenze
Telefono: 
055.23.92.134
Email: 
conciliazione@fi.camcom.it
Orari di apertura: 
su appuntamento dal lunedì al venerdì dalle 8.30 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 15.00
Contenuto aggiornato al:Mercoledì, 16 Settembre, 2020 - 16:18
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Contenuto aggiornato al:Lunedì, 28 Gennaio, 2019 - 15:05