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Regolamento della Florence International Mediation Chamber (FIMC)

Approvato con la delibera del Consiglio camerale n. 12 del 29 ottobre 2014 e modificato con le delibere del Consiglio n. 6 del 26 aprile 2017 e n. 17 del 26 ottobre 2018

Regolamento della Florence International Mediation Chamber (FIMC)

 

 

Regolamento della Florence International Mediation Chamber (FIMC)

 
Art. 1) Definizione e ambito di applicazione
Il presente regolamento si applica alle procedure di mediazione amministrate dalla Florence International Mediation Chamber, d’ora in avanti FIMC, presso la Camera di Commercio di Firenze, per la composizione delle controversie internazionali civili e commerciali, liberamente conciliabili, tra due o più soggetti, tramite l’assistenza di un mediatore indipendente, imparziale e neutrale.
Il presente Regolamento si applica inoltre in tutti i casi in cui le parti concordemente decidono di avvalersi del servizio della FIMC.
 
Art. 2) Gli organi
La FIMC è amministrata dalla Segreteria, retta da un Responsabile. Coloro che operano presso la Segreteria devono essere imparziali, non entrare nel merito della controversia e non svolgere attività di consulenza giuridica.
La Segreteria, fra l’altro:
  1. cura le comunicazioni con le parti ed il mediatore;
  2. tiene un apposito fascicolo per ogni procedimento di mediazione e provvede con appropriate procedure alla custodia ed alla riservatezza di tutti i documenti in esso contenuti.
Presso la FIMC può inoltre essere costituito un comitato scientifico consultivo, con i compiti e le regole di funzionamento contenute nell’allegato C) al presente Regolamento.
 
Art. 3) Il mediatore
Il mediatore non decide la controversia, ma aiuta le parti nella composizione della stessa, tramite la ricerca di un accordo soddisfacente.
La FIMC mette a disposizione un elenco di mediatori internazionali, pubblicato sul proprio sito web. Tale elenco può prevedere sezioni specializzate per la gestione di controversie in particolari materie.
Tutti i mediatori iscritti nell’elenco di cui al comma 2 sono certificati da organismi che applicano il percorso valutativo ed i criteri di valutazione corrispondenti agli standard stabiliti da IMI (International Mediation Institute) o superiori.
 
Art. 4) Scelta del mediatore
Il mediatore è nominato di comune accordo tra le parti, che hanno facoltà, per tale scelta, di avvalersi dell’elenco di cui all’art. 3.
Nel caso in cui le parti non raggiungano l’accordo sul nominativo del mediatore, o nel caso in cui le stesse chiedano alla FIMC di procedere alla nomina, lo stesso viene individuato dalla FIMC, che si avvale del parere non vincolante del comitato scientifico consultivo di cui all’art. 2 comma 3, se costituito.
Il mediatore designato sottoscrive una dichiarazione di accettazione, imparzialità dichiarando contestualmente ogni conflitto di interesse attuale o potenziale che potrà ragionevolmente compromettere tale indipendenza e imparzialità. Il mediatore inoltre dichiara di aderire al codice etico allegato al presente regolamento (all. A).
La FIMC comunica alle parti il nominativo del mediatore individuato unitamente alla dichiarazione di cui al comma 3, e se entro 10 giorni dalla comunicazione queste non ne richiedono la sostituzione, la nomina è confermata.
Le parti, ove lo reputino necessario, possono nominare un co-mediatore o richiederne la nomina alla FIMC.
 
Art. 5) Avvio del procedimento di mediazione
Il procedimento di mediazione può essere avviato su istanza di una o più parti, anche sulla base di un’apposita clausola contrattuale.
Il procedimento inizia attraverso il deposito di una domanda presso la Segreteria, utilizzando gli appositi moduli, disponibili sul sito internet della FIMC.
La domanda può essere depositata anche congiuntamente da tutte le parti deve contenere:
  • le generalità ed i recapiti delle parti, anche informatici e, se nominati, degli eventuali difensori tecnici e/o consulenti,
  • l’oggetto della controversia;
  • le ragioni della pretesa;
  • il valore della controversia;
  • l’indicazione del nominativo del mediatore o la richiesta di nomina da parte della FIMC.
Alla domanda deve inoltre essere allegata copia di un documento d’identità di chi la sottoscrive.
Al momento del deposito della domanda devono altresì essere versate le spese di deposito previste dall’apposito tariffario.
La Segreteria procede all’istruttoria della domanda.
Qualora la domanda risulti incompleta rispetto agli elementi sopraindicati oppure la parte istante non provveda al versamento delle spese di deposito, la Segreteria ne comunica la sospensione alla parte richiedente e la invita a provvedere al suo perfezionamento entro il termine di 10 giorni dal ricevimento della comunicazione. Decorso inutilmente tale termine, il Responsabile procederà alla chiusura della procedura.
La Segreteria invia alle parti invitate la domanda di mediazione, con un mezzo che dia prova dell’avvenuta ricezione, con richiesta alle parti di fornire una risposta entro 15 giorni dalla ricezione della comunicazione.
Qualora la parte invitata non risponda entro 15 giorni dalla ricezione dell’invito, ciò sarà considerato come mancata adesione alla procedura.
La comunicazione di adesione, deve contenere:
  • le generalità ed i recapiti delle parti, anche informatici e, se nominati, degli eventuali difensori tecnici e/o consulenti,
  • l’oggetto della controversia;
  • le ragioni della pretesa;
  • il valore della controversia;
  • l’indicazione del nominativo del mediatore o la richiesta di nomina da parte della FIMC
Alla comunicazione di adesione deve inoltre essere allegata copia di un documento d’identità di chi la sottoscrive.
Al momento dell’invio dell’adesione, devono altresì essere versate le spese di deposito previste dall’apposito tariffario. Ricevuta l’adesione della parte invitata, la Segreteria ne dà comunicazione alla parte attivante.
Ciascuna parte ha diritto di accesso agli atti del procedimento contenuti nel fascicolo.
 
Art. 6) L’incontro di mediazione
L’incontro si tiene presso la sede della FIMC. Nel caso in cui le parti comunichino la volontà di tenere l’incontro in altra sede da loro prescelta, i relativi ulteriori costi saranno interamente a carico delle parti. Il mediatore dovrà informare la Segreteria circa il luogo, data ed esito dell’incontro.
Prima dell’incontro di mediazione, la FIMC potrà richiedere a ciascuna parte un anticipo sulle spese di mediazione. Tali spese sono dovute in solido dalle parti che hanno accettato di partecipare alla procedura.
Qualora il valore della lite risulti indeterminato o indeterminabile, questo verrà determinato dalla FIMC tenendo conto di tutti gli elementi e circostanze desumibili dalla domanda e dalla documentazione allegata, e le relative tariffe verranno applicate secondo il corrispondente scaglione di riferimento. In ogni caso, se al termine del procedimento di mediazione il valore risulterà determinato e per lo scaglione corrispondente sarà prevista una tariffa di importo superiore, le parti dovranno versare la differenza alla Camera di Commercio.
In caso di notevole divergenza tra le parti sulla stima del valore della controversia, questo è calcolato dalla Camera di Commercio in base al criterio della media matematica, e deve essere corrisposta la tariffa prevista per lo scaglione corrispondente.
La segreteria della FIMC potrà assegnare alle parti un termine entro il quale le stesse dovranno comunicare i nominativi dei loro rappresentanti e consulenti che parteciperanno all’incontro.
Qualora le parti e/o il mediatore lo richiedano, la FIMC può organizzare un incontro fra gli stessi, precedente alla mediazione, allo scopo di discutere le modalità di svolgimento della procedura, inclusa la relativa tempistica.
Su richiesta delle parti o del mediatore, e in accordo con le loro indicazioni FIMC può individuare un consulente tecnico, se le parti non hanno provveduto direttamente.
Le parti concordano e si impegnano a sostenere gli eventuali oneri del consulente in eguale misura tra loro, salvo diverso accordo.
 
Art. 7) Esito dell’incontro di mediazione
La mediazione termina in una delle seguenti maniere:
  1. con la comunicazione da parte del mediatore dell’esito della mediazione. In tal caso la Segreteria comunicherà alle parti la chiusura della procedura;
  2. con la conferma scritta di chiusura della procedura da parte di FIMC, inviata a tutte le parti ed al mediatore, a seguito di comunicazione di rinuncia fatta da almeno una delle parti;
  3. con la comunicazione scritta da parte di FIMC della mancata effettuazione di  almeno uno dei pagamenti dovuti dalle parti per oltre 15 giorni dalla data in cui è sorto l’obbligo di effettuarlo.
Tutti gli oneri e obblighi derivanti dalla procedura restano a carico delle parti.
 
Art. 8) Riservatezza
Il procedimento di mediazione è riservato e tutto quanto viene dichiarato nel corso dell’incontro non può essere registrato o verbalizzato.
Rispetto alle dichiarazioni rese ed alle informazioni acquisite nel corso di eventuali sessioni separate e salvo il consenso della parte da cui le dichiarazioni e le informazioni stesse provengano, il mediatore e coloro che siano eventualmente presenti sono tenuti alla riservatezza nei riguardi di tutti gli altri soggetti, incluse le altre parti.
Parimenti, il mediatore, le parti e tutti coloro che intervengono all’incontro non possono divulgare a terzi i fatti e le informazioni apprese nel corso del procedimento di mediazione.
A tal fine, i soggetti, diversi dalle parti e dagli addetti della Segreteria, presenti all’incontro di mediazione, dovranno sottoscrivere apposita dichiarazione.
Le parti non possono utilizzare, nel corso di un eventuale successivo giudizio, arbitrato o procedimento contenzioso promossi dalle stesse in relazione al medesimo oggetto, anche parziale, iniziato, riassunto o proseguito dopo l’insuccesso della mediazione, le dichiarazioni e le informazioni apprese durante il procedimento di mediazione, salvo il caso in cui vi sia consenso della parte da cui provengono le informazioni  e le dichiarazioni. Le parti non possono chiamare il mediatore, gli addetti della Segreteria e chiunque altro abbia preso parte al procedimento a testimoniare in giudizio o deferire il giuramento decisorio sui fatti e sulle circostanze di cui sono venuti a conoscenza in relazione al procedimento di mediazione.
 
Art. 9) Tariffe
Le tariffe sono composte da spese di deposito e spese di mediazione.
Le spese di deposito vengono corrisposte con le modalità indicate all’articolo 5 e non sono rimborsabili.
Le spese di mediazione comprendono l’utilizzo delle sale di mediazione, l’assistenza della Segreteria, se richiesta, e refreshments fino ad un importo massimo di € 100,00 per ogni incontro di mediazione. Al termine della procedura il responsabile procederà a liquidare l’importo effettivo delle spese di mediazione all’interno dello scaglione di riferimento. La liquidazione verrà fatta tenendo conto, tra l’altro, dell’attività fatta dalla Segreteria, dalla richiesta o meno di nomina del mediatore da parte della FIMC, dal fatto che la domanda sia stata presentata congiuntamente o meno e del valore effettivo della controversia.
La Giunta della Camera di commercio di Firenze, in casi specifici e motivati, ed esclusivamente nell’ambito di accordi,  convenzioni o azioni che abbiano quale scopo la promozione della mediazione internazionale, può deliberare deroghe a quanto disposto dai commi precedenti.
 
Art. 10) Adempimenti e responsabilità delle parti
Sono di esclusiva responsabilità delle parti:
  • la proponibilità della domanda, con riferimento alla materia ed alle ragioni della richiesta; la forma e il contenuto dell’atto con cui la parte conferisce delega al proprio rappresentante di cui all’art. 6 del presente Regolamento;
  • l’indicazione del valore della controversia;
  • l’individuazione dei soggetti nei confronti dei quali la domanda viene presentata;
  • l’indicazione dei recapiti da utilizzare per le comunicazioni alle parti chiamate in mediazione;
La Camera di Commercio di Firenze non può essere comunque ritenuta responsabile di eventuali decadenze o prescrizioni, conseguenti a:
  • mancata o ritardata effettuazione delle comunicazioni rispetto agli adempimenti non riconducibili alla responsabilità dell’Organismo.
  • imprecisa, inesatta o mancata individuazione dell'oggetto della domanda e del diritto tutelato ad opera dell'istante.
In entrambi i casi uniche responsabili sono le parti interessate. Ai fini interruttivi dei termini di decadenza o di prescrizione, è fatta salva la possibilità per la parte istante di effettuare a propria cura la comunicazione del deposito della domanda di mediazione.
La FIMC e Camera di Commercio, inoltre, non può possono in nessun caso essere ritenuta ritenute responsabile responsabili in solido con le parti per i costi che queste devono corrispondere al mediatore o eventuali consulenti tecnici.
 

Allegato A) Codice etico per i mediatori

 
Chiunque sia chiamato a svolgere il ruolo di mediatore per la Camera di Mediazione Internazionale della Camera di Commercio di Firenze è tenuto all’osservanza delle seguenti norme di comportamento:
  1. Il mediatore deve essere formato adeguatamente e si impegna a mantenere ed aggiornare costantemente la propria preparazione, in particolare sulle tecniche di mediazione e composizione dei conflitti.
  2. l mediatore deve rifiutare la nomina nel caso in cui non si ritenga qualificato
  3. Il mediatore si obbliga a rispettare il Regolamento di mediazione internazionale della Camera di commercio di Firenze.
  4. Il mediatore deve sottoscrivere, prima dell’inizio di ciascun procedimento di mediazione e comunque prima dell’incontro con le parti, una dichiarazione di imparzialità, indipendenza e neutralità. Egli si impegna inoltre a comunicare qualsiasi circostanza che possa inficiare la propria indipendenza e imparzialità. Il mediatore deve sempre agire in maniera completamente imparziale nei confronti delle parti e rimanere neutrale rispetto alla lite. Egli deve inoltre improntare la propria condotta ai principi richiamati. Il mediatore ha il dovere di rifiutare la designazione o interrompere l’espletamento delle proprie funzioni, qualora emergano elementi che impediscano il mantenimento di un atteggiamento imparziale e/o neutrale.
  5. Il mediatore deve assicurarsi che, prima dell’inizio dell’incontro di mediazione, le parti abbiano compreso ed espressamente accettato:
    1. le finalità e la natura del procedimento di mediazione;
    2. il ruolo del mediatore e delle parti;
    3. gli obblighi di riservatezza a carico del mediatore, delle parti e di tutti coloro che intervengono nel procedimento di mediazione.
Il mediatore si impegna a segnalare alle parti ogni eventuale contrarietà delle clausole dell’accordo alle norme dell’ordinamento giuridico applicato ed alle norme internazionali che dovesse rilevare.
  1. Il mediatore deve svolgere il proprio ruolo con la dovuta diligenza, indipendentemente dal valore e dalla tipologia della controversia, dal numero degli incontri e dal compenso.
  2. Il mediatore non deve esercitare alcuna pressione sulle parti.
  3. Il mediatore deve mantenere riservata ogni informazione che emerga dalla mediazione o che sia ad essa correlata.
  4. Qualsiasi informazione fornita al mediatore da una delle parti non dovrà essere rivelata alle altre senza il consenso della parte interessata.
  5. Il mediatore non potrà svolgere in seguito, tra le stesse parti e in merito alla stessa controversia, funzioni di consulente, difensore o arbitro. Inoltre egli non potrà ricevere dalle parti alcun tipo di incarico professionale di qualunque natura per una durata di dodici mesi dalla conclusione della mediazione.
 
  1. Indipendenza significa assenza di qualsiasi legame oggettivo (rapporti personali o professionali) tra il mediatore e parti, loro consulenti e loro parenti.
  2. Imparzialità indica un’attitudine soggettiva del mediatore, il quale non deve favorire una parte a discapito dell’altra.
  3. Neutralità si riferisce alla posizione del mediatore, il quale non deve avere un diretto interesse all’esito del procedimento di mediazione.
 

 

Allegato B) Clausola di mediazione della Florence International Mediation Chamber (FIMC)

 
Per ogni controversia derivante dal presente contratto o in relazione con lo stesso che dovesse insorgere tra le parti, le stesse si obbligano a ricorrere in prima istanza alla Florence International Mediation Chamber (FIMC) presso la Camera di Commercio di Firenze, al fine di tentare la composizione della lite secondo quanto previsto dal Regolamento del Servizio in vigore al momento del deposito della domanda.
Le parti si impegnano fin d’ora a partecipare alla mediazione con comportamento rispondente a buona fede e a rispettare i termini dell’accordo eventualmente raggiunto.
 

 

Allegato C) Norme per il funzionamento del comitato scientifico costituito presso la Florence International Mediation Chamber (FIMC)

 
1) Il comitato
La Florence International Mediation Chamber (FIMC) presso la Camera di Commercio di Firenze ha facoltà di nominare un comitato scientifico consultivo.
 
2) Composizione
Il comitato è costituito da sette membri , nominati dal Responsabile della FIMC, scelti tra personalità di comprovata esperienza nel campo della risoluzione dei conflitti internazionali in materia civile e commerciale.
 
3) Funzioni
Il comitato ha il compito di curare e mantenere un alto livello di preparazione scientifica della  FIMC, anche attraverso le seguenti attività:
  1. studio di questioni di volta in volta ritenute di particolare interesse e/o attualità per la mediazione internazionale;
  2. studio e ricerca sulle clausole di mediazione;
  3. studio e ricerca sul regolamento del servizio;
  4. ricerca di argomenti e temi da trattare nell’ambito di convegni,  seminari ed altri eventi divulgativi organizzati dalla FIMC o nei quali la FIMC dovesse essere coinvolta.
All’interno del comitato potranno essere costituiti gruppi di lavoro ristretti per lo studio di specifiche questioni o progetti.
 
4) Comitato ristretto
All’interno del comitato, è costituita una sottocommissione, composta da tre membri, con potere consultivo nei confronti della FIMC per la nomina dei mediatori nei casi previsti dall’art 4 .del Regolamento.
In tal caso, la commissione effettuerà un’istruttoria sulla base degli atti presenti nel fascicolo della procedura e, all’esito, sottoporrà alla FIMC un elenco di massimo tre nomi all’interno del quale dovrà essere individuato il mediatore.
Alla comunicazione di tale elenco dovrà essere allegata una dichiarazione sottoscritta da tutti i membri della commissione circa l’assenza di conflitto di interesse nei confronti di tutti i mediatori indicati.
 
5) Durata in carica
Ciascun membro del comitato resta in carica per due anni rinnovabili. La carica è gratuita.
 
6) Riunioni
Il comitato si riunisce almeno due volte l’anno, con modalità stabilite di volta in volta d’accordo con il Segretario. Alle riunioni può assistere il Responsabile della FIMC.
 
7) Segretario
Il comitato è assistito da un Segretario, scelto dal Responsabile della FIMC.
Il Segretario svolge le seguenti funzioni:
  • Convoca le riunioni del comitato;
  • Cura le comunicazioni con i membri.
 
 
 
 
 
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Contenuto aggiornato al:Mercoledì, 6 Aprile, 2022 - 12:54